RGPD / CNIL : Tout ce que doivent savoir les agences immobilières

RGPD : quatre lettres qui ont apporté au sein des entreprises françaises un changement radical en ce qui concerne la collecte et le traitement de données clients. Entre les obligations qui incombent aux agences immobilières et les bonnes pratiques à mettre en place pour assurer votre conformité, voici tout ce que vous devez savoir à propos du RGPD.

Le référentiel CNIL en date du 06 mai 2021

La CNIL a édité un référentiel relatif aux traitements de données a caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de la gestion locative. Ce référentiel indique notamment :

• Les données à caractère personnel concernées
• Les durées de conservation des données
• Le droit des personnes

Zelok s’engage a respecter ce référentiel pour les données qui concernent ses utilisateurs locataires, propriétaires bailleurs et agents immobilier.

Le RGPD c’est quoi ?

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est un cadre juridique qui guide la collecte et le traitement des données personnelles par les organismes publics et privés. Le RGPD est une véritable réforme de la protection des données dans le but de renforcer le droit des personnes. L’objectif principal est également de responsabiliser tous les acteurs amenés à collecter et traiter des données, et notamment les agences immobilières.

Plusieurs grands axes composent ce règlement et permettent de dresser une feuille de route des actions à déployer. Ces dernières peuvent l’être à l’échelle d’un réseau d’agences immobilières mais également de manière plus localisée, agence par agence.

Le consentement de l’internaute :

Il s’agit sans doute de l’évolution la plus visible depuis la mise en place du RGPD. Il est obligatoire d’obtenir le consentement d’un visiteur sur un site Internet lorsque des données sont récoltées et ensuite utilisées. Souvent, les formulaires sont accompagnés d’une case à cocher qui indique que le visiteur accepte de confier des informations personnelles. Vous pouvez ici indiquer que les informations ne sont pas revendues et exploitées par des tiers. Le consentement est l’une des bases légales.

La transparence :

Outre l’obtention du consentement, il faut également faire preuve de transparence lors de la collecte d’informations personnelles. Il faut notamment indiquer dans quel but les données pourront être ensuite traitées.

La portabilité des données :

La question de la portabilité des données vous concerne directement dans votre gestion de prospects et clients. Il s’agit d’une obligation d’avoir un format exploitable et exportable pour les données personnelles que vous collectez. Le droit à la portabilité signifie que les personnes ont le droit de récupérer les données stockées à leur propos par vos soins.

Le droit à l’effacement :

Tout internaute a le droit de demander la suppression des données à son sujet. Le droit à l’effacement est ainsi un droit à l’oubli, et toutes les entreprises du secteur immobilier sont concernées.

La norme simplifiée NS-021 de la CNIL

Depuis l’entrée en application du RGPD, les normes simplifiées éditées par la CNIL sont supprimées. Oui, c’est à vous directement, professionnel de l’immobilier, de démontrer votre conformité au RGPD en prenant toutes les mesures nécessaires pour satisfaire aux obligations de transparence et d’information. 

Les administrateurs de biens et plus globalement tous les acteurs de la chaîne immobilière doivent suivre une logique de responsabilisation dans le traitement des données personnelles (données des clients et prospects, données des salariés, etc.).

Pour autant, la CNIL a décidé de maintenir accessibles les normes simplifiées afin de permettre aux responsables de traitement d’orienter leurs premières actions de mise en conformité. Voilà pourquoi la norme simplifiée NS-021 « Gestion des biens immobiliers » peut toujours être consultée sur le site officiel de la CNIL ou sur Legifrance (délibération relative à la gestion et aux négociations des biens immobiliers).  

Que doivent faire les agences immobilières ?

Les actions à mener pour être en conformité avec les exigences du RGPD sont nombreuses. Tout d’abord, vous devez identifier les cas pour lesquels le consentement est nécessaire et mettre en place un système pour recueillir celui-ci. En parallèle, il est nécessaire de simplifier l’accès aux conditions d’utilisation et d’exploitation des données.

L’idéal consiste à établir une cartographie complète de l’utilisation que vous menez avec les données collectées. Où sont-elles captées, et avec qui sont-elles partagées ? Si vous utilisez des portails de petites annonces, si vous travaillez avec des promoteurs ou des bailleurs sociaux, voilà autant de points de contact sur lesquels vous devez vous assurer d’avoir un recueil de données qui respecte l’obligation de l’accord explicite.

Un registre précis qui regroupe le type de données que vous collectez et les données en elle-même est incontournable. La plupart des solutions ou logiciel immobilier du marché sont désormais totalement en phase avec les exigences du RGPD.

La nomination d’un data protection officer (DPO) peut être envisagée afin d’avoir un responsable en interne qui se charge de coordonner l’ensemble des actions. Mieux, il peut également faire l’interface en cas de contrôle et s’assurer de la bonne conformité de l’entreprise au fil du temps.

Pour aller plus loin ➜ Les obligations de l’agent immobilier : la formation continue instaurée par la loi Alur

F.A.Q